Op de website van de Senaat waren tot op heden uitsluitend de dossiers sinds de zittingsperiode 1995-1999 opgeslagen. Voor informatie over andere dossiers was de belangstellende ondermeer aangewezen op de diensten van de afdeling 'Documentaire analyse'.
Sinds enige tijd werkt voormelde afdeling op een project dat ertoe strekt de informatie, opgeslagen in het steekkaartensysteem op electronische manier op te slaan en systematisch over te brengen naar de website van de Senaat. Deze operatie wordt in omgekeerd chronologische volgorde uitgevoerd zodat nu de gegevens over de zittingsperiode 1991-1995 worden gepubliceerd.
De informatiegaring over de oudere dossiers kan via de menukeuzes onder 'Dossiers' worden geraadpleegd. In de mate van het mogelijke werden deze 'oude' gegevens naadloos geïntegreerd met de 'moderne' hetgeen toeliet de zoekschermen niet wezenlijk te veranderen.
Toch zijn er echter enkele verschillen in dit vlak, omdat in Kamer en Senaat uiteenlopende nummeringssystemen werden gebruikt. Dit heeft voor de surfer vooral gevolgen bij het opzoeken via dossiernummers.
De informatisering van wetgevingsadministratie heeft een aanpassing van de structuur van dossier- en documentnummers met zich mee gebracht. Een dossiernummer is als volgt opgebouwd:
<legislatuurnummer>-<hoofdnummer> (bvb. 3-402).
Het nummer van een parlementair document bevat een dossiernummer (van het dossier waartoe het behoort) uitgebreid met een subnummer:
<legislatuurnummer>-<hoofdnummer>/<subnummer> (bvb. '3-402/1').
Sinds 1995 wordt aan de zittingsperiodes een nummer toegekend (het legislatuurnummer). De zittingsperiode '1995-1999' heeft in de Senaat nummer 1 gekregen. Dezelfde zittingsperiode heeft in de Kamer nummer 49.
Door het opnemen van het dossiernummer in de documentnummers was het niet nodig in een aparte zoekfaciliteit te voorzien voor het opzoeken via documentnummers. Voor de oudere dossiers is dit wel nodig gebleken.
Dit is het oude dossiernummer binnen de Senaat. Het betreft een oplopende nummering over de zittingsperiodes heen1. Elk wetgevingsdossier kon ook de historiek van meerdere zittingsperiodes omvatten.
Zowel in de menukeuze 'Dossiers->Op Nummer' als de menukeuze 'Dossiers->Zoeken' kan het RA-nummer als zoekcriterium worden opgegeven.
Een voorbeeld van zulk een RA-nummer is '16105'.
Zowel in de Kamer als in de Senaat had het documentnummer volgende vorm (op uitzonderingen na):
(<aanduiding zitting>) <hoofdnummer> / <documentnummer> (bvb. '(1991-1995) 560 / 1')
De aangeduide zitting is de zitting binnen dewelke het eerste parlementair document verscheen van dit dossier van die zittingsperiode binnen de betrokken assemblee. Alle parlementaire documenten van een dossier binnen dezelfde zittingsperiode en van dezelfde assemblee dragen dezelfde combinatie (<aanduiding zitting>) <hoofdnummer> binnen hun nummer. In die optiek wordt die soms als een 'verkapt' alternatief dossiernummer beschouwd (bvb. '(1991-1995) 560').
In beide bovengenoemde menukeuzes kan het documentnummer ook worden gebruikt om op dossiers te zoeken.
Aangezien de structuur van het documentnummer, voor bepaalde types stukken, kon afwijken van het hierboven beschreven gangbare formaat, wordt voor de combinatie <hoofdnummer> / <documentnummer> één tekstveld gebruikt. Wil de gebruiker het 'verkapte' alternatieve dossiernummer gebruiken bij opzoekingen, dan kan hij dit door gebruik te maken van 'wildcards'.
Wil hij bijvoorbeeld dossier '(1992-1993) 140' vinden, dan volstaat het dat hij '(1992-1993) 140*' invoert in het criteriumveld voor documentnummers.
1Dit staat in tegenstelling tot het huidige systeem waar het dossiernummer een samenstelling is van het zittingsperiodenummer en een hoofdnummer binnen die periode. Bij elke nieuwe zittingsperiode begint het hoofdnummer terug bij 1. De huidige dossiers worden tevens “afgesloten” na elke zittingsperiode