|
|
OCMW's - Inspectie door de federale overheid - Frequentie - Doelstellingen
OCMW
Rekenhof (België)
begrotingscontrole
beheerscontrole
| 12/1/2009 | Verzending vraag (Einde van de antwoordtermijn: 12/2/2009) |
| 13/2/2009 | Antwoord |
Herindiening van : schriftelijke vraag 4-1770
Uit de initiële audit van het Rekenhof betreffende de federale inspecties bij de OCMW's blijkt dat enkele controleprioriteiten die bij de inspecties waren vastgelegd, niet op een echte risicoanalyse steunden en tot inefficiënte controlekeuzes konden leiden. Over het algemeen was er geen objectieve evaluatie van alle risico's die als uitgangspunt kon dienen voor het vastleggen van de inspectiedoelstellingen. Bovendien werden sommige bepalingen van de wet niet gecontroleerd.
De frequentie van de inspecties binnen de OCMW's moest afhangen van de omvang van de OCMW's en van de datum van de laatste controle. De audit toonde echter aan dat die criteria niet werden nageleefd: van de vijftien grootste OCMW's van het land, die samen meer dan 50 % van alle Staatstoelagen ontvingen, werd er in het jaar voorafgaand aan de audit slechts één gecontroleerd. De administratie had geen methodologie vastgesteld om die inspecties uit te voeren. De dienst Inspectie beschikte niet over een procedurehandleiding en al evenmin over interne instructies. In de meeste gevallen beperkten de inspecties zich ertoe specifieke onjuistheden onder de aandacht te brengen en het OCMW te verzoeken de fouten te verbeteren. Die opmerkingen werden niet geëxtrapoleerd naar gelijksoortige dossiers en gaven evenmin aanleiding tot voorstellen om de interne procedures van de OCMW's te verbeteren.
1. Welke maatregelen heeft de geachte minister reeds genomen om de vermelde tekortkomingen weg te werken ?
2. Volgens welke criteria wordt de frequentie van de inspecties binnen de OCMW's momenteel bepaald ?
3. Sinds de initiële audit werd het aantal inspecties aanzienlijk opgevoerd, maar toch blijft er een aanzienlijke achterstand. Zelfs bij OCMW's die in 2005 of 2006 nog werden gecontroleerd, dateren de laatst gecontroleerde rekeningen soms van 2002. Welke maatregelen werden reeds genomen om deze achterstand weg te werken ?
4. In zijn huidige vorm blijft het inspectieverslag volgens het Rekenhof een overzicht van specifieke vergissingen die moeten worden rechtgezet. Wanneer een algemeen voorkomende fout wordt vastgesteld, geeft dit geen aanleiding tot de opstelling van een richtlijn bestemd voor de inspectiedienst of tot het vastleggen van een controledoelstelling voor de inspecteurs. Welke maatregelen heeft zij reeds genomen om dit recht te zetten ?
In antwoord op zijn vragen heb ik de eer het geachte lid het volgende mede te delen.
1) Sinds de initiële audit van het Rekenhof (in 2002) zijn er, naast de algemene maatregelen die genomen werden binnen de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI) ter verbetering van de werking, zoals het opstellen van strategische en operationele plannen en opvolgingsinstrumenten, een aantal specifieke maatregelen genomen met betrekking tot de Inspectiedienst van de POD MI.
- Er werden zes bijkomende personeelsleden aangeworven voor de inspectiedienst met als doel de frequentie van de controles te verhogen.
- Binnen de POD MI worden jaarlijks de operationele doelstellingen voor alle diensten opgesteld, dus ook die voor de Inspectiedienst. De controledoelstellingen worden bepaald.
- Het operationeel plan wordt door middel van een risicoanalyse geregeld opgevolgd en bijgestuurd.
- De Inspectiedienst maakt een concrete jaarplanning op van de OCMW’s die gecontroleerd zullen worden. Deze jaarplanning is gebaseerd op een risicoanalyse en op voorafgaandelijk afgesproken criteria (zie het antwoord op vraag 2).
- Om de eenvormigheid van de controles van de verschillende wetgevingen te bekomen, werden controlehandleidingen opgesteld. Deze worden voortdurend aangepast en geactualiseerd en staan ter beschikking van alle geïnteresseerden op de website van de POD MI.
In de handleidingen wordt de methode van controle verduidelijkt en vastgelegd. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de selectie van een relevante steekproef van de te controleren dossiers en aan methodieken van extrapolatie, zodat bij het vaststellen van systematische fouten, de resultaten geëxtrapoleerd kunnen worden naar gelijksoortige dossiers.
- De resultaten van de inspecties worden goed benut, onder meer door de verspreiding van jaarverslagen en door het inbrengen van de resultaten in een globaal gegevensbestand dat ter beschikking wordt gesteld van alle inspecteurs. Veel voorkomende fouten of problemen worden gesignaleerd, via rapporten of besprekingen in dienst- en stafvergaderingen, zodat indien nodig en wenselijk algemene maatregelen kunnen worden genomen.
2) De criteria die de frequentie van de controles bepalen:
De frequentie van de controles wordt door twee criteria bepaald:
1. De grootte van het OCMW:
De OCMW’s worden opgedeeld in groot, middelgroot of klein. Voor de boekhoudkundige controles gebeurt dit in functie van het bedrag van de toelagen die zij van de POD MI ontvangen. Voor de controles op de dossiers gebeurt de opdeling in functie van het aantal dossiers. De grote OCMW’s dienen jaarlijks gecontroleerd te worden. De middelgrote om de twee jaar en de kleine om de drie jaar.
2. De fouten vastgesteld bij de vorige controles:
Wanneer bij een vorige controle de terugvorderingen of de vastgestelde fouten bepaalde marges overschrijden dient dit OCMW in de planning van het volgende jaar opgenomen te worden en bijgevolg jaarlijks gecontroleerd te worden.
3) De achterstand bij het uitvoeren van de controles:
Hier kan een onderscheid gemaakt te worden tussen de controles op de dossiers en de boekhoudkundige controles.
Bij de boekhoudkundige controles worden, voor een bepaald jaar, de uitgaven volgens de boekhouding van het OCMW vergeleken met de totale betoelaging door de POD MI . Het betreft jaarcijfers. Momenteel is het laatste afgesloten jaar 2007. In de praktijk gebeuren vaak rechtzettingen voor 2007 in de loop van 2008.
Een totaal beeld van deze rechtzettingen heeft men slechts als 2008 afgesloten is. Bijgevolg zal het jaar 2007 ten vroegste in 2009 gecontroleerd worden voor de boekhoudkundige controle. Indien het gaat om een klein OCMW dat om de drie jaar gecontroleerd wordt, zullen in 2009 voor dat bepaald OCMW de jaren 2005 tot 2007 gecontroleerd worden.
Bij de controle van dossiers wordt met recente gegevens gewerkt en een selectie gemaakt van de lopende dossiers. Het gaat hier immers om het garanderen van de sociale grondrechten.
Ik wil er nogmaals op wijzen dat zes inspecteurs bijkomend aangeworven werden, zodat de achterstand werd ingehaald.
4) Wat gebeurt er bij het vaststellen van algemeen voortkomende fouten?
De Inspectiedienst vervult een brugfunctie tussen het terrein, de administratie en het beleid. Frequent voorkomende problemen en moeilijkheden op het terrein worden gesignaleerd, intern binnen de administratie en, indien relevant, ten aanzien van het beleid.
Uiteraard worden fouten, vastgesteld tijdens de controles, rechtgezet. Teveel betaalde toelagen worden teruggevorderd van het OCMW; te weinig betaalde toelagen worden gestort aan het OCMW. Ter plekke en via de verslagen van de Inspectiedienst, krijgen OCMW’s richtlijnen om dossiers recht te zetten en de wet correct toe te passen.
De controlehandleidingen worden geactualiseerd en verfijnd, op basis van de ervaringen uit de praktijk.