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SPF des Finances - Enregistrement des factures et des créances - Amélioration
ministère
facturation
créance
Cour des comptes (Belgique)
enregistrement des données
| 3/10/2008 | Envoi question (Fin du délai de réponse: 6/11/2008) |
| 7/11/2008 | Réponse |
La date à laquelle une facture ou une créance est effectivement reçue constitue un des facteurs qui déterminent son échéance sur le plan juridique. Dans certains départements, cette date de réception n’est pas enregistrée et lorsqu’elle l’est c’est souvent de manière imprécise. Dans la plupart des départements, cette opération est effectuée par un service central (le plus souvent, le service du Budget et Contrôle de la gestion) qui est identifié comme destinataire des factures au moment de la commande. Mais, dans ce cas, il arrive souvent que les factures et créances transitent d’abord par un point de distribution (secrétariat, dispatching, etc.) avant de parvenir au service chargé de leur introduction dans le système, généralement sur la base du cachet pour réception apposé par ce point de distribution. C’est ainsi que cela se passe entre autres au SPF Finances. La Cour des comptes a constaté à maintes reprises que la date enregistrée dans la banque de données différait de la date de réception mentionnée sur la facture ou que cette dernière faisait défaut.
Quelles mesures le ministre a-t-il déjà prises pour améliorer ce système d’enregistrement et faire en sorte que la date de réception des factures et créances soient enregistrées systématiquement et avec précision ?
L'honorable membre voudra bien trouver ci-après la réponse à la question posée.
Le Service public fédéral (SPF) Finances assure un suivi précis de ses factures et créances de manière à respecter les délais juridiques de paiement.
A cet égard, le département a fourni des efforts importants pour développer un système d’enregistrement intégré (application web WebKBS) permettant de suivre de manière centralisée toutes les étapes du processus d’achat de fournitures et de services depuis la commande jusqu’au paiement.
Cette banque de données, gérée par le service d’encadrement Budget et Contrôle de la gestion (B&CG) et constamment affinée, regroupe aujourd’hui non seulement les dépenses d’achat des services centraux mais aussi de la plupart des services extérieurs.
Le SPF Finances veille particulièrement à la ponctualité de l’enregistrement et du paiement des factures et créances entrantes.
La date enregistrée dans la banque de données est celle de l’introduction de la facture dans le système, qui correspond en règle générale à la date de réception de la facture.
En effet, le service d’encadrement B&CG chargé de cet enregistrement pour les administrations centrales est identifié comme destinataire de la facture au moment de la commande.
Les données de la facture sont immédiatement enregistrées par ce service dans le système sous un numéro unique via un module spécifique de l’application WebKBS, lequel peut générer un relevé automatique de l’ensemble des factures en souffrance.
Une cause potentielle de retards réside dans le fait que certaines factures transitent par le service commandeur avant de parvenir au service B&CG. Dans ce cas, la date enregistrée dans la banque de données peut différer de la date de réception, mais il s’agit d’une exception.
En ce qui concerne les achats commandés directement auprès des fournisseurs par les services extérieurs, les factures y relatives sont adressées au secrétariat de la direction régionale concernée, qui les enregistre dès leur réception dans la même application WebKBS.